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Manual do Empresário

10/03/11 09:05

Manual do Empresário

Este pequeno manual não esgota o assunto, mas ajudara muito sua empresa no relacionamento com o seu contador, clientes, fornecedores e evitara muitos problemas futuros.

Contas Bancárias
Caixa
Notas Fiscais
Impostos
Departamento Pessoal
Estoques
Considerações Finais

Contas Bancárias Topo
Os extratos bancários deverão ser enviados mensalmente ao escritório.Não devem ser debitados em contas bancárias da empresa as despesas particulares dos sócios, tais como: seguros, energia, água e outros débitos.Só depositar na conta bancária da empresa os valores acompanhados da emissão de nota fiscal conforme o Livro Caixa.
Os cheques deverão ser emitidos com cópias e, estas cópias, deverão ser remetidas ao escritório juntamente com o movimento mensal bancário da empresa.Uma dica bem simples: coloque uma folha de papel em branco entre um cheque e outro e um carbono desta forma você tera copiado o valor do cheque e para quem emitiu. Não emita cheque ao portador, escreva sempre o nome da empresa para quem esta emitindo o cheque, fornecedor ou prestador de serviços.
NÃO pague contas de sua empresa com seu cheque pessoal, nem suas contas pessoais com cheque da empresa.
NÃO use o dinheiro de sua empresa com você ou com familiares, sem antes fazer um recibo de retirada.

NÃO emita cheque da empresa para você mesmo, pois pagara a CPMF duas vezes.

Caixa Topo
LIVRO CAIXA: As empresas deverão fazer o Livro Caixa diariamente.
IMPORTANTE: Só deverão ser lançados no Livro Caixa os documentos de gastos realizados com a empresa, mediante nota fiscal, contendo data, nome e endereço.
Os cupons de máquinas registradoras (supermercados) não servem como comprovante de despesas, tem que ser substituidos por nota fiscal descriminando as mercadorias.
O QUE DEVE SER LANÇADO NO LIVRO CAIXA
– Pagamento das compras a vista;
– Cheques emitidos;
– Pagamento de duplicatas;
– Água, luz, telefone, pró-labore, aluguel, pagamento de funcionários;
– Depósitos bancários;
– Impostos;
– Vendas a vista;
REMETA sempre ao contador: extratos bancários, notas fiscais de compras, recibos de despesas, notas fiscais emitidas,contratos firmados,boletim de caixa, cópias de cheques, guias tributárias pagas ou não, correspondências enviadas por órgãos públicos ou autarquias, valor da retirada mensal de cada sócio e se a empresa fez algum empréstimo.
NÃO permita que a conta "Contas a Receber" conhecido como FIADO ultrapasse a 30% do seu faturamento mensal.
Cobre os devedores de maneira sultil: "hoje tenho tantas contas para pagar e, os meus fiados não, não recebo!!!".

Notas Fiscais Topo
SEMPRE peça notas fiscais ou recibos em nome de sua empresa, por todas as despesas que forem efetuadas por ela.
SEMPRE escreva no verso da nota fiscal, recibo ou conta o número do cheque usado para pagamento ou se foi pago em dinheiro.
EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS: É muito importante que todas as vias e os números estejam legíveis. troque o carbono freqüentemente.
NOTAS FISCAIS CANCELADAS: Ao errar uma nota , cancelar e deixar todas as vias no bloco , de preferência grampeadas, ao destacar as notas para enviar ao escritório, escrever um bilhete informando o número das notas canceladas.
Escreva no corpo da nota o motivo que a mesma foi cancelada e o número da nota que a substituiu.
NOTAS FISCAIS SÉRIE F: Serve para destacar serviços de mão-de-obra e comissões de vendas, nunca deve-se lançar mercadorias nestas notas.
BLOCOS DE NOTAS FISCAIS EXTRAVIADOS: Tome muito cuidado com a guarda dos talionários, na falta de algum bloco de nota fiscal, o comerciante está sujeito a multa de R$ 30,12 por folha, ou seja R$ 1.506,00 por talão perdido.
NÃO dispenda recursos no mês mais do que o valor total de suas notas fiscais emitidas no periodo.
NÃO esqueça que de cada R$ 100,00 faturados 30% são tributos e encargos, não os utilize para outro fim.
COMPRAS DE VALORES VULTOSOS: Antes de efetivarem a compra de veículos, máquinas, instalações ou móveis em nome da firma ou dos sócios, consultar o contador para saber sobre a documentação legal.

Impostos Topo
Com relação a impostos, fazer o possível para não pagá-los em atraso, considerando que seus acréscimos são elevados.
NÃO trate mal um fiscal que o visitar, ele esta fazendo o trabalho para o qual foi contratado. Receba o muito bem, assine a notificação que ele te der e em seguida ligue para seu contador, não tome decisões sózinho.
NUNCA deixe acumular DIVIDAS com a RECEITA FEDERAL,PREVIDENCIA SOCIAL, SECRETARIA DE FAZENDA ESTADUAL,PREFEITURA,Fornecedores,Contador, entre outras.

Departamento Pessoal Topo
NÃO mantenha empregados sem contrato de trabalho dentro de sua empresa nem que seja por um dia.

NUNCA tome decisões trabalhistas com a emoção. Pare. Pense e consulte sempre seu contador, evitando graves consequencias.
ADMISSÃO: Fazer o registro em carteira desde o primeiro dia de trabalho, (antes da contratação) exigir exame médico, CPF, Carteira de Identidade e Carteira de Trabalho. 1 Fotografia 3 x 4, certidão casamento, certidão nascimento filhos menores 14 anos
FOLHA DE PAGAMENTO: Sempre que houver horas extras ou descontos a fazer na folha, avisar o contador até o dia 30 de cada mês.
FÉRIAS: As férias deverão ser quitadas do 1º ao 11º mês após o vencimento , caso contrário será pago em dobro.
RESCISÕES: Avisar o escritório com antecedência mínima de 30 dias para que a documentação seja providenciada (exame médico, recibos , aviso prévio e homologação).
ENCARGOS SOCIAIS:
– INSS: Pagamento até o dia 02 de cada mês, ou dia útil imediatamente posterior;
– FGTS: Pagamento até o dia 07 de cada mês ou dia útil imediatamente anterior;
– INSS CARNE SÓCIO: Pagamento até o dia 15 de cada mês;
– INSS SOBRE 13º. SALÁRIO vencimento em dia 20 de Dezembro 13º. Salário: pagamento da 1a. Parcela ate 30.11, 2ª Parcela ate 20.12

Estoques Topo
Manter o controle de estoque, para que o inventário de final de ano espelhe a realidade.
Até 30 de janeiro de cada ano, o escritório deverá receber dos Srs. Clientes a contagem de estoque para ser lançado em Livro de Inventário. Um exemplo de planilha de estoque:

DISCRIMINAÇÃO
QUANT.
UNID.
VALOR UNITÁRIO
TOTAL

Garrafas Cerveja 5
un
R$ 1,00
R$ 5,00

Açúcar 5
Kg
R$ 1,00
R$ 5,00

Tijolos 6 furos 2
mil
R$ 50,00
R$ 100,00

Conexões Tigre 10
un
R$ 1,00
R$ 10,00

Feijão Preto 20
Kg
R$ 1,00
R$ 20,00

JAMAIS perca o controle de seus estoques de mercadorias.

Considerações Finais Topo
AVISE sempre seu contador, com antecedência sua intenções de mudança (qualquer uma) em sua empresa.

AVISE seu contador de sua intenção de encerrar suas atividades ou empresa, veja os custos e as possibilidades de encerramento.
NUNCA baixe suas portas e suma, pois certamente você tera problemas com seu CPF já que agora o CNPJ de sua empresa é vinculado ao seu CPF.

NUNCA deixe acumular dúvidas, ligue sempre para o seu contador.

SIGA ESTAS INSTRUÇÕES E SEJA FELIZ EM SUA VIDA EMPRESARIAL

Fonte: Valdeci Medeiros