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Manual dos Serviços Contábeis

10/03/11 08:13

Introdução

Não tenho a intenção de esgotar este assunto neste simples manual, mas tudo o que você vai ler neste manual é sua obrigação de fazer, caro contabilista, para o seu cliente.

Afinal de contas, fazendo as coisas corretamente é que se valoriza a profissão de contador.

Quer uma dica meu caro contabilista: inicie hoje mesmo a contabilidade de seu escritório

Uma empresa sem Contabilidade é uma entidade sem memória, sem identidade e sem as mínimas condições de sobreviver ou de planejar seu crescimento.

Impossibilitada de elaborar demonstrativos contábeis por falta de lastro na escrituração, por certo encontrará grandes dificuldades em obter créditos em instituições financeiras ou de preencher uma simples informação cadastral.

A Contabilidade oferece dados formais, científicos e universais, que permitem atender a essa necessidade.

Com o fenômeno da globalização da economia, a informação contábil, além de ser utilizada dentro de todo o território nacional, poderá ser utilizada, também, em outros países.

A decisão de investir, de reduzir custos, de modificar uma linha de produtos, ou de praticar outros atos gerenciais deve se basear em dados técnicos extraídos dos registros contábeis, sob pena de se pôr em risco o patrimônio da empresa.

Diversas leis estabelecem que as pequenas e microempresas tem tratamento diferenciado, favorecido e simplificado.

Do ponto de vista contábil, têm ocorrido interpretações indevidas dessas leis, fazendo crer, inclusive, que estariam dispensadas da escrituração, induzindo-as à clandestinidade patrimonial, resultando na sua degeneração administrativa, econômica e financeira.

O que se pretende, é contribuir para a normalização das pequenas e microempresas quanto ao aspecto de controle dos seus patrimônios, dando a elas a oportunidade de participarem, efetivamente, das estatísticas que mostram a riqueza nacional.
CONTROLE DOS SERVIÇOS CONTÁBEIS

LISTA DE PROCEDIMENTOS NA CONSTITUIÇÃO

A fim de permitir o acompanhamento das principais providências a serem adotadas, quando da Constituição das empresas, segue uma listagem que poderá ser consultada e adaptada a cada caso.

Na Legalização da Empresa

· Elaboração da Declaração de Firma Individual, Contrato Social ou Estatuto Social
· Registro na Junta Comercial ou Cartório
· Registro na Receita Federal
· Registro na Fazenda Estadual quando a atividade for comercial, industrial ou agropecuária
· Registro na CETESB ( SP) ou qualquér outro órgão de controle ambiental, se necessário
· Registro na Vigilância Sanitária, se necessário
· Registro na Prefeitura Municipal
· Registro na Previdência Social do empresário ou sócios
· Registro em outros órgãos públicos em que a atividade da empresa estiver obrigada

Livros Obrigatórios

a) Livros Contábeis
· Diário
· Razão

b) Livros Fiscais
· de Entrada de Mercadorias
· de Saída de Mercadorias
· de Apuração do IPI
· de Apuração do ICMS
· de Apuração do ISS
· de Inventário
· de Termos de Ocorrência e Documentos Fiscais

c) Livros Trabalhistas
· de Registro de Empregados
· de Inspeção do Trabalho

Documentos Fiscais
· Talonários de Notas Fiscais
· Legalização de Máquinas Registradoras ou PDVs

LISTA DE OBRIGAÇÕES PRINCIPAIS E ACESSÓRIAS

Obrigações Fiscais
· Guias de Informações para as áreas Federal, Estadual, Municipal
· Guia de Recolhimento de ICMS
· Guia de Recolhimento de ISS
· Guia de Recolhimento de IPI
· Guia de Recolhimento de IRPJ
. Guia de Recolhimento de IRRF
· Guia de Recolhimento de PIS
· Guia de Recolhimento de COFINS
· Guia de Recolhimento de Contribuição Social a Previdência Social

Obrigações Trabalhistas e Previdenciárias
· Registro de Empregados
· Folha de Pagamento
· Guias de Recolhimento de INSS
· Guias de Recolhimento de FGTS (Sefip/Gefip)
· Guias de Recolhimento de C. SINDICAL
· Guias de Informações para o FGTS
· Relação de Demitidos e Admitidos (Caged)

Obrigações trimestrais
· DCTF
· Balanço de apuração

Obrigações anuais
· 13º Salário anual
· Escala de férias
· RAIS
· DIRF
· Declaração para a Fazenda Estadual
. Daclaração do Imposto de Renda do Empresário e sócios
· Declaração do Imposto de Renda da Empresa

LISTA DE SERVIÇOS CONTÁBEIS
· Seleção da documentação
· Classificação contábil
· Digitação
· Conciliação
· Emissão de Relatórios para análises
· Análises das operações
· Emissão de Relatórios Gerenciais
· Emissão de Demonstrações Contábeis

ENQUADRAMENTO TRIBUTÁRIO

É muito importante, ao se contituir uma empresa, que se faça um estudo prévio (o que chamamos de plano de negócios), para que sejam definidos alguns procedimentos a serem adotados desde a abertura da empresa.

O principal deles é o enquadramento tributário, pois ao escolhermos o enquadramento errado a empresa afunda mesmo antes de começar.

É muito comum o futuro empresário ter uma boa idéia, ter dinheiro para os investimentos necessários e depois descobrir que a atividade não dá o retorno financeiro esperado, isto ocorre, poque quando da constituição da empresa, não foi feito o enquadramento tributário correto.

Para um correto enquadramento devem ser levados em conta vários fatores procurando encontrar respostas para as seguintes perguntas:

a) A empresa necessitara de muitos empregados para sua operacionalização?
b) A atividade a ser desenvolvida é prestação de serviços, comércio ou industria?
c) Envolve muitas despesas mensais?
d) O produto que a empresa irá produzir ou fabricar destina-se a exportação?

Limites para Enquadramento

a) MICROEMPRESA – As sociedades ou firmas com Receita Bruta anual de até R$ 120.000,00;

b) EMPRESA DE PEQUENO PORTE – As sociedades ou firmas individuais com Receita Bruta anual superior a R$ 120.000,00, e igual ou inferior a R$ 1.200.000,00.

c) LUCRO PRESUMIDO – – As sociedades ou firmas individuais com Receita Bruta até R$ R$ 48.000.000,00 anuais ou R$ 4.000.000,00 mensais.

Forma de Constituição

As empresas constituídas sob a forma de sociedades por ações, também denominadas Sociedades Anônimas, são as únicas que não poderão ser enquadradas como ME ou como EPP.

As demais, inclusive Firmas Individuais e Sociedade Civis Prestadoras de Serviços, exceto as de profissão regulamentada, poderão ser enquadradas nessa condição a fim de gozarem dos benefícios instituídos pelo SIMPLES.

Da mesma forma, estão excluídas do regime de tributação simplificada as empresas resultantes de cisão ou outra forma de desmembramento ou, ainda, a filial, sucursal, agência ou representação, no País, de pessoa jurídica com sede no exterior.

Condição do Titular ou dos Sócios

Nesse aspecto, só poderá ser enquadrada como ME ou EPP a firma individual ou sociedade constituídas exclusivamente por sócios pessoas físicas, de nacionalidade brasileira, domiciliados no Brasil ou no exterior, observando-se ainda os seguintes aspectos:

a) o sócio ou titular não poderá participar com mais de 10% do capital de outra empresa, a não ser que o somatório da receita de todas as empresas não ultrapasse os limites estabelecidos no item 2.1 deste Manual;

b) o titular ou sócio com mais de 10% do capital social não poderá possuir débito inscrito na Dívida Ativa da União ou do INSS;

c) o titular ou sócio com mais de 10% do capital social não poderá adquirir bens ou efetuar gastos incompatíveis com os rendimentos por eles declarados.

Há de se observar que a receita da Microempresa ou da Empresa de Pequeno Porte, cujo cônjuge participe como sócio ou titular, mesmo quando casado em regime de comunhão de bens, não é considerada para efeito de limite de faturamento.

Dessa forma, marido e mulher podem ter, cada um, a sua Firma Individual ou participar de sociedades distintas, sendo-lhes atribuído, individualmente, os limites de R$ 120.000,00 e de R$ 1.200.000,00, respectivamente, para Microempresa ou Empresa de Pequeno Porte.

Natureza da Atividade

Na forma da lei, não poderão optar pelo SIMPLES as pessoas jurídicas que participem do capital de outra empresa, exceto quando decorrentes de incentivos fiscais, e as que realizem operações relativas a:

a) compra, venda, loteamento, incorporação, construção, locação e administração de imóveis;

b) armazenamento e depósito de produtos de terceiros;

c) propaganda e publicidade, excluídos os veículos de comunicação;

d) factoring;

e) prestação de serviços de vigilância, limpeza, conservação e locação de mão-de-obra;

f) bancos, seguradoras, cooperativas de créditos, corretoras de câmbio, distribuidoras de títulos e valores mobiliários e demais instituições ligadas ao sistema financeiro;

g) prestação de serviços profissionais de corretor, representante comercial, despachante, ator, empresário, diretor ou produtor de espetáculos públicos, cantor, músico, dançarino, médico, dentista, enfermeiro, veterinário, engenheiro, arquiteto, físico, químico, economista, contador, auditor, consultor, estatístico, administrador, programador, analista de sistema, advogado, psicólogo, professor, jornalista, publicitário, fisicultor, ou assemelhados, e qualquer outra profissão cujo exercício dependa da habilitação profissional exigida por lei.

Observação: A Lei no 10.034, de 24/10/2000, permitiu que as creches, pré-escolas e estabelecimentos de ensino fundamental exerçam a opção pelo SIMPLES, observando o acréscimo de 50% nas respectivas alíquotas aplicáveis sobre a receita bruta de suas atividades.

Regularidade Fiscal

Não poderão optar pelo SIMPLES as Pessoas Jurídicas que tenham débito inscrito na Dívida Ativa da União ou no Instituto Nacional de Seguro Social-INSS, cuja exigibilidade não esteja suspensa.

Legislação Estadual e Municipal

Os estados e os municípios poderão aderir ao SIMPLES mediante convênio, devendo ser observada a legislação específica. Caso isso não ocorra, deverá ser obedecida a legislação pertinente aos tributos estaduais e municipais.

NATUREZA JURÍDICA

Uma empresa adquire responsabilidade jurídica mediante registro e arquivamento de seus atos constitutivos na Junta Comercial, se explorar atividade mercantil (comércio, indústria ou serviços em geral), ou no Cartório de Títulos e Documentos, se seu objetivo for de caráter eminentemente civil, podendo ser de finalidade lucrativa, como é o caso das sociedades civis de profissão regulamentada, ou sem fins lucrativos, como são as associações de classe, sindicatos, fundações, etc.

As empresas mercantis poderão ser constituídas sob diversas espécies e naturezas jurídicas, sendo as mais usuais as seguintes:

Firma Individual

Embora não-considerada Pessoa Jurídica pelo Código Comercial Brasileiro, a Firma Individual equipara-se a essas para fins fiscais quando registrada na Junta Comercial para a exploração de atividade de comércio, indústria ou agropecuária.

Não poderá ser objeto de Firma Individual a exploração de serviços de profissão regulamentada e de serviços não-comerciais, de acordo com o § 2o, alínea “b” do artigo 127 do Regulamento do Imposto de Renda-RIR (Dec. no 1.041/94).

Deve ser registrada com o nome de seu titular, de forma completa ou abreviada, sendo recomendável a adoção de nome de fantasia que evidencie o ramo de atividade.

Embora seja de fácil registro na Junta Comercial, que nesse caso adota o chamado registro sumário, a Firma Individual apresenta alguns inconvenientes de ordem prática, tais como:

a) responsabilidade ilimitada do titular, respondendo com seu patrimônio particular pelas obrigações contraídas pela empresa;

b) dificuldade em observar o Princípio Contábil da Entidade, em razão de o patrimônio do titular confundir-se, em alguns casos, com o da Firma Individual;

c) impedimento legal de transferência do patrimônio da firma para outra pessoa, salvo em caso de partilha por morte do titular; e

d) impossibilidade de transformação em sociedade.

Sob a ótica da economicidade, a Firma Individual não goza de qualquer benefício, assumindo as mesmas obrigações contábeis, fiscais, trabalhistas e previdenciárias a que estão sujeitas as sociedades.

Sociedade por Quotas de Responsabilidade Limitada

Regida pelo Decreto no 3.708, de 10 de janeiro de 1919, este tipo de sociedade, pela facilidade de registro e versatilidade, constitui a esmagadora maioria de empresas registradas e em operação no Brasil.

A principal vantagem decorre do fato de os sócios possuírem responsabilidade limitada ao montante do capital social, com a possibilidade, ainda, de serem constituídas sob “denominação comercial”, identificando, de imediato, o seu objetivo social e, por conseguinte, facilitando a fixação de sua marca perante o consumidor.

Quanto ao capital, este tipo de sociedade permite a integralização parcelada, sem a necessidade de alteração contratual.

A administração da empresa poderá ser exercida por sócios, delegados ou procuradores e, a depender do porte e da organização, realizar assembléias de quotistas transcrevendo as deliberações em livros próprios para que, depois de arquivados na Junta Comercial, sejam observadas pelos quotistas.

Sociedade em Nome Coletivo

Regido pelo Código Comercial Brasileiro, no seu art. 315, esse tipo societário apresenta como principal caraterística o fato de ser constituído sob “razão social”, identificado pelo nome de seus sócios, às vezes acompanhado do grau de parentesco, como por exemplo: Farias & Cia; Souza & Filhos, etc.

Nessas sociedades, a responsabilidade dos sócios é solidária e ilimitada. Além desse aspecto, as sociedades em nome coletivo geralmente adotam nome de fantasia em razão da dificuldade que possuem em popularizar o nome ou de vinculá-lo com o objetivo.

Sociedade por Ações

Também denominada de Companhia ou Sociedade Anônima, normalmente são empresas de grande porte, podendo ser de capital fechado ou de capital aberto, quando têm suas ações negociadas em Bolsas de Valores
ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL

Qualquer tipo de empresa, independentemente de seu porte ou natureza jurídica, necessita manter escrituração contábil completa, inclusive do Livro Diário, para controlar o seu patrimônio e gerenciar adequadamente os seus negócios.

Entretanto, não se trata, exclusivamente, de uma necessidade gerencial, o que já seria uma importante justificativa.

A escrituração contábil completa está contida como exigência expressa em diversas legislações vigentes

ABERTURA DA ESCRITURAÇÃO

Empresa Nova ou em Implantação

O início da Escrituração Contábil terá por base o instrumento de constituição da empresa que, dependendo de sua natureza jurídica, será:

a) a Declaração de Firma Individual;
b) o Contrato Social;
c) a Ata da Assembléia de Constituição.

O Capital Social subscrito ou comprometido pelos sócios é que dá origem ao patrimônio da sociedade, nascendo ali um direito da empresa em relação aos seus participantes.

A integralização do Capital, ou seja, o cumprimento da obrigação pelos sócios, pode se dar de várias formas, sendo mais comum com dinheiro, com bens e/ou com direitos.

O correto é registrar, com a data da assinatura do instrumento de constituição, o compromisso assumido através do seguinte lançamento no diário:

D – Capital a Realizar
Sócio “a”
C – Capital Subscrito
Capital Social
Valor do capital subscrito………………….R$

Por sua vez, na data da integralização, pelos sócios, proceder-se-ia ao seguinte registro:

Observe-se que a conta a ser debitada vai variar em função da forma de integralização.

No exemplo, a integralização ocorre em dinheiro, porém, se fosse com um prédio, debitaríamos “Imóveis” e assim por diante.

D – Caixa
C – Capital a Realizar
Sócio “a”
Recebido para integralização do capital subscrito………..R$

Empresa sem Escrituração Contábil

Por desconhecimento da obrigatoriedade e da utilidade da escrituração contábil, existem casos de empresas que funcionam há vários anos e, no entanto, não mantêm escrituração regular.

Constatada a impossibilidade de se proceder à escrituração de períodos anteriores, na forma convencional, a alternativa é a preparação de um Balanço de Abertura.

O Balanço de Abertura consiste na realização de um inventário físico e documental que permita identificar os bens, os direitos e as obrigações da empresa em determinado momento.

Conhecidos os bens, os direitos e as obrigações e estabelecidos os respectivos valores, deverá o Contabilista estruturar o Balanço de Abertura, que será sintetizado com base no ordenamento feito previamente num “elenco de contas” ao qual fazemos referência adiante.

No Ativo, serão devidamente agrupados os bens e os direitos.

No Passivo, figurarão as obrigações.

Para se obter a igualdade : ATIVO = PASSIVO, deve-se considerar, juntamente com o Passivo, o valor do Capital registrado.

Se o Ativo comparado com o Passivo acrescido do Capital estiver maior, a diferença deverá ser denominada “Lucros Acumulados”.

Se o Ativo comparado com o Passivo acrescido do Capital estiver menor, a diferença deverá figurar como “Prejuízos Acumulados”, como redutora do Capital.

Qualquer que seja a forma de escrituração, há a necessidade de se proceder ao registro dos elementos Ativos e Passivos para abertura da escrita, o que pode ser feito através dos seguintes lançamentos no diário:

A) Registro dos Elementos Ativos

D – Caixa
C – Balanço de Abertura
Saldo existente em …./…../…………………… R$ 2.000,00

D – Bancos Conta Movimento
C – Balanço de Abertura
Saldo existente em …./…../…………………….R$ 10.000,00

D – Estoques de Mercadorias
C – Balanço de Abertura
Estoque existente em …../……/……………..R$ 80.000,00

D – Móveis e utensílios
C – Balanço de Abertura
Móves e utensilios existentes conforme relação…….R$ 4.000,00

B) Registro dos Elementos Passivos

D – Balanço de Abertura
C – Duplicatas a Pagar
Duplicatas existentes conforme relação…………………R$ 20.000,00

D – Balanço de Abertura
C – Obrigações Sociais
Obrigações a pagar conforme relação e cópias…………..R$ 7.000,00

D – Balanço de Abertura
C – Obrigações Tributárias
Obrigações a pagar conforme relação e cópias………………R$ 4.000,00

C) Registro do Capital Social (Registrado)

D – Balanço de Abertura
C – Capital Social
Valor do Capital Social registrado conforme Contrato Social………….R$ 30.000,00

Fonte: Valdeci Medeiros