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Renovações do site

Guarda de Documentos

09/11/11 15:30

Competência Federal

I – Trabalhista e Previdenciário

Documento Tempo de guarda Início da contagem
Acordo de compensação de horas

5 anos

Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho

Acordo de prorrogação de horas

5 anos

Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho

Atestado de Saúde Ocupacional

Tempo de validade

CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados

36 meses

Primeiro dia do exercício seguinte

Carta com Pedido de Demissão

5 anos

Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho

CAT – Comunicação de Acidente do Trabalho

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – livros de atas

Indeterminado

CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – processo eleitoral

5 anos

Próximo processo eleitoral

COFINS – Contribuição Financiamento da Seguridade Social (inclusive DARF)

5 anos

Data do recolhimento

Comprovante de entrega da GSP (Guia da Previdência Social) ao sindicato profissional

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

Comunicação do Aviso Prévio

5 anos

Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho

Contrato de trabalho

Indeterminado

DARF´s – PIS (Programa de Integração Social)

10 anos

Data do recolhimento

Depósitos do FGTS

30 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

Documentos das entidades isentas de contribuição previdenciária (Livro Razão, balanço patrimonial e demonstração de resultado do exercício etc.)

Livro Diário

10 anos

permanente

Primeiro dia do exercício seguinte

Ficha de Acidente do Trabalho e Formulário Resumo Estatístico Anual

03 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

FINSOCIAL – Fundo de Investimento Social

10 anos

Data do recolhimento

Folha de pagamento

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

GFIP – Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social

30 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

GPS (Guia da Previdência Social) – original

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

GRCS – Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

GRE– Guia de Recolhimento do FGTS

30 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

GRFP – Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social

30 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

Histórico clínico

20 anos

Data da extinção do contrato de trabalho

Informações prestadas ao INSS

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

Lançamentos contábeis de contribuições previdenciárias

Livro Diário
Livro Razão
permanente

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

Livro "Registro de Segurança"

Existência do equipamento

Livro de Inspeção do Trabalho

Indeterminado

Livros ou fichas de Registro de Empregados

Indeterminado

Livros, cartão ou fichas de ponto

5 anos

Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho

Mapa de avaliação dos acidentes do trabalho (SESMT)

5 anos

Data do comprovante de entrega

PIS-Programa de Integração Social – PASEP – Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público

10 anos

Data do recolhimento

RAIS – Relação Anual de Informações Sociais

10 anos

Data da entrega

RE – Relação de Empregados do FGTS

30 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

Recibo de entrega do formulário Declaração de Instalação

Indeterminado

Recibo de entrega do vale-transporte

5 anos

Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho

Recibos de pagamentos de férias

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

Recibos de pagamentos de salários

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

Recibos de pagamentos do 13º salário

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

Recolhimentos previdenciários do contribuinte individual

Indeterminado

Registros PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais)

20 anos

Planejamento anual seguinte

Salário-educação – documentos relacionados ao benefício

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

Salário-família – documentos relacionados ao benefício

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

SEFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social

30 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

Seguro Desemprego – Comunicado de Dispensa

5 anos

Data da extinção do contrato de trabalho

Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho

5 anos

Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho

Competência Federal

II – Comercial e Fiscal

Documento

Tempo de guarda

Início da contagem

Arquivo em meio magnético (sistema de processamento de dados para registrar negócios e atividades econômicas, escriturar livros ou elaborar documentos)

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

Auditores independentes (documentos, relatórios, pareceres etc)

5 anos

Data da emissão de seu parecer

Compensação mercantil

20 anos

Comprovantes da Escrituração (Notas Ficais e recibos)

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

Comprovantes de deduções do Imposto de Renda (despesas e receitas de projetos culturais, obras audiovisuais etc.)

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

Contrato de Seguros – informação de valores

20 anos

Término da vigência

Contratos de seguros de bens – documentos originais

5 anos

Término da vigência ou prazo prescricional, o que for maior

Contratos de seguros de pessoas – documentos originais

20 anos

Término da vigência

Contratos Previdenciários Privados

20 anos

Término da vigência

DECORE – Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

DIPJ – Declaração Integrada de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

DIRF – Declaração de imposto de Renda Retido na Fonte

5 anos

Data da entrega à SRF

Extinção das debêntures

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

Imposto de Renda – documentos relativos à declaração (geral)

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

Imposto sobre Produtos Industrializados (pessoa jurídica) – comprovantes de escrituração

5 anos

Ocorrência do fato gerador, do primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

Livros obrigatórios de escrituração fiscal e comercial

Livro Diário
Livro Razão
5 anos

permanente

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

Novação mercantil

20 anos

Pagamentos mercantis

20 anos

S/A – Títulos ou contratos de investimento coletivo

8 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

Títulos de capitalização – documentos originais

20 anos

Término da vigência ou do resgate, o que for maior

Títulos de capitalização – informação de valores

20 anos

Término da vigência

Competência Estadual

III – Fiscal

Documento Tempo de guarda
Início da Contagem

Bilhete de Passagem Aquaviário

Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem

Bilhete de Passagem Ferroviário

Bilhete de Passagem Rodoviário

Conhecimento aéreo

Conhecimento de Transporte Aquático de Cargas

Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas

Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas

Cupom Fiscal emitido por ECF

Despacho de Transporte

Manifesto de Carga

Nota Fiscal de Serviço de Comunicação

Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações

Nota Fiscal de Serviço de Transporte

Nota Fiscal de Venda a Consumidor

Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A

Nota Fiscal/Conta de energia elétrica

Ordem de Coleta de Cargas

Resumo de Movimento Diário

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

Carnê de recolhimento – ME e EPP anterior regime de estimativa

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

Documentos fiscais e formulários não emitidos – Desenquad. ME/ EPP

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

Livro de Registro de Entradas

Livro de Registro de Saídas

Livro de Registro de Controle da Produção e do Estoque

Livro de Registro do Selo Especial de Controle

Livro de Registro de Impressão de Documentos Fiscais

Livro de Registro de Utilização de Docs Fiscais e Termos de Ocorrências

Livro de Registro de Inventário

Livro de Registro de Apuração do IPI

Livro de Registro de Apuração do ICMS

Livro de Movimento de Combustíveis,

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

Competência Municipal

IV – Fiscal

Documento

Tempo de guarda
Início da contagem

Documentos em geral

Nota Fiscal de Serviço
Nota Fiscal –Fatura de Serviço
5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

Livro de Registro de Notas Fiscais de Serviços Prestados

Livro de Registro de Notas Fiscais-Faturas de Serviços Prestados a Terceiros

Livro de Registro de Movimento Diário de ingressos em Diversões Públicas

Livro de Registro de Recebimento de Impressos Fiscais e Termos de Ocorrências

Livro de Registro de Impressão de Documentos Fiscais

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte